נכתב במשותף ע"י שמעון כהן מנכ"ל OPTIMATCH וד"ר אלי טייכר סמנכ"ל התפעול
כשאנחנו שומעים על מכרז ציבורי, רובנו חושבים על הצד של המציעים – החברות שמתחרות על הזכייה. אבל מה לגבי הצד השני של המטבע? היום נצלול לעולם המרתק והמורכב של הכנת מכרז, תהליך שלעתים קרובות נשאר סמוי מן העין, אך משפיע על כולנו.
1. המשחק הגדול של הבירוקרטיה
הכנת מכרז היא כמו לנצח באולימפיאדת הבירוקרטיה. זה מצריך תיאום בין מחלקות שונות, כמו תזמורת סימפונית מורכבת. בארגונים גדולים, יש לפעמים "מנצח" ייעודי – אדם שזה תפקידו הבלעדי. אבל בארגונים קטנים? זה כמו להיות להטוטן שמנסה לשמור על כל הכדורים באוויר בו-זמנית.
2. צוות החלומות
לא, אנחנו לא מדברים על נבחרת הכדורגל הלאומית. הצוות להכנת מכרז כולל לפחות שלושה שחקנים מרכזיים:
– מומחה תוכן: המוח מאחורי הדרישות המקצועיות.
– יועץ משפטי: הנינג'ה שמנווט את מבוך החוקים והתקנות.
– יועץ כספי: הקוסם שהופך מספרים לתקציבים ותנאים פיננסיים.
ולפעמים, כמו בסרטי גיבורי-על, מצטרפים לצוות עוד מומחים מתחומים שונים.
עלות ממוצעת למומחה 500 ₪ לשעה.
3. מרוץ נגד הזמן
הכנת מכרז היא כמו בישול ארוחת גורמה – לפעמים לוקח יותר זמן להכין אותה מאשר לאכול אותה. התהליך יכול לקחת מחודש ועד תשעה חודשים, תלוי במורכבות. זה כמו לנסות לתזמן את הגעתם של כל האורחים לחתונה – תמיד יש משהו (או מישהו) שמעכב.
4. המחיר הנסתר
עכשיו נגיע לחלק המפתיע – העלויות. בואו נתחיל עם מכרז פשוט יחסית:
– שעות עבודה: כ-50 שעות סה"כ (שווה ערך לצפייה ב-25 סרטים של מארוול)
– פרסום: 5,000-10,000 ₪ (או בערך מחיר של אייפון חדש)
– הוצאות נלוות: כ-1,000 ₪ (בערך כמה שעולה ארוחה זוגית במסעדת יוקרה)
ועכשיו, למכרז מורכב:
– שעות עבודה: עד 200 שעות (זמן מספיק ללמוד שפה חדשה)
– מחקר שוק: עד 50,000 ₪ (מחיר של רכב משומש איכותי)
– פרסום: עד 20,000 ₪ (כמעט כמו חופשה יוקרתית בחו"ל)
– הוצאות נלוות: עד 10,000 ₪ (בערך כמה שעולה חתונה צנועה)
5. הסודות הקטנים
– לפעמים נדרש מחקר שוק שעולה יותר מהמשכורת השנתית של עובד ממוצע.
– עלות הפרסום בעיתונים יכולה להיות גבוהה יותר מתקציב הפרסום השנתי של עסקים קטנים רבים.
– הזמן שלוקח להכין מכרז מורכב יכול להיות ארוך יותר מתקופת ההיריון של פיל (22 חודשים).
סיכום:
הכנת מכרז היא הרבה יותר ממילוי טפסים. זה תהליך מורכב, יקר ולעתים מתיש, שדורש מיומנות, סבלנות וכיס עמוק. בפעם הבאה שתשמעו על מכרז ציבורי, זכרו – מאחורי כל עמוד במסמכי המכרז מסתתר סיפור של התמודדות, יצירתיות ואולי אפילו קצת קסם בירוקרטי.
נ.ב. והמחשבה המטרידה ביותר? כל הכסף הזה מגיע בסופו של דבר מהכיס שלנו, משלמי המיסים. אז בפעם הבאה שתרצו להתלונן על בזבוז כספי ציבור, זכרו – לפעמים הבזבוז מתחיל עוד לפני שהפרויקט בכלל יצא לדרך.
כותרת: "מאחורי הקלעים של הכנת מכרז: המסע המורכב והעלויות הנסתרות"
נכתב במשותף ע"י שמעון כהן מנכ"ל OPTIMATCH וד"ר אלי טייכר סמנכ"ל התפעול
כשאנחנו שומעים על מכרז ציבורי, רובנו חושבים על הצד של המציעים – החברות שמתחרות על הזכייה. אבל מה לגבי הצד השני של המטבע? היום נצלול לעולם המרתק והמורכב של הכנת מכרז, תהליך שלעתים קרובות נשאר סמוי מן העין, אך משפיע על כולנו.
1. המשחק הגדול של הבירוקרטיה
הכנת מכרז היא כמו לנצח באולימפיאדת הבירוקרטיה. זה מצריך תיאום בין מחלקות שונות, כמו תזמורת סימפונית מורכבת. בארגונים גדולים, יש לפעמים "מנצח" ייעודי – אדם שזה תפקידו הבלעדי. אבל בארגונים קטנים? זה כמו להיות להטוטן שמנסה לשמור על כל הכדורים באוויר בו-זמנית.
2. צוות החלומות
לא, אנחנו לא מדברים על נבחרת הכדורגל הלאומית. הצוות להכנת מכרז כולל לפחות שלושה שחקנים מרכזיים:
– מומחה תוכן: המוח מאחורי הדרישות המקצועיות.
– יועץ משפטי: הנינג'ה שמנווט את מבוך החוקים והתקנות.
– יועץ כספי: הקוסם שהופך מספרים לתקציבים ותנאים פיננסיים.
ולפעמים, כמו בסרטי גיבורי-על, מצטרפים לצוות עוד מומחים מתחומים שונים.
עלות ממוצעת למומחה 500 ₪ לשעה.
3. מרוץ נגד הזמן
הכנת מכרז היא כמו בישול ארוחת גורמה – לפעמים לוקח יותר זמן להכין אותה מאשר לאכול אותה. התהליך יכול לקחת מחודש ועד תשעה חודשים, תלוי במורכבות. זה כמו לנסות לתזמן את הגעתם של כל האורחים לחתונה – תמיד יש משהו (או מישהו) שמעכב.
4. המחיר הנסתר
עכשיו נגיע לחלק המפתיע – העלויות. בואו נתחיל עם מכרז פשוט יחסית:
– שעות עבודה: כ-50 שעות סה"כ (שווה ערך לצפייה ב-25 סרטים של מארוול)
– פרסום: 5,000-10,000 ₪ (או בערך מחיר של אייפון חדש)
– הוצאות נלוות: כ-1,000 ₪ (בערך כמה שעולה ארוחה זוגית במסעדת יוקרה)
ועכשיו, למכרז מורכב:
– שעות עבודה: עד 200 שעות (זמן מספיק ללמוד שפה חדשה)
– מחקר שוק: עד 50,000 ₪ (מחיר של רכב משומש איכותי)
– פרסום: עד 20,000 ₪ (כמעט כמו חופשה יוקרתית בחו"ל)
– הוצאות נלוות: עד 10,000 ₪ (בערך כמה שעולה חתונה צנועה)
5. הסודות הקטנים
– לפעמים נדרש מחקר שוק שעולה יותר מהמשכורת השנתית של עובד ממוצע.
– עלות הפרסום בעיתונים יכולה להיות גבוהה יותר מתקציב הפרסום השנתי של עסקים קטנים רבים.
– הזמן שלוקח להכין מכרז מורכב יכול להיות ארוך יותר מתקופת ההיריון של פיל (22 חודשים).
סיכום:
הכנת מכרז היא הרבה יותר ממילוי טפסים. זה תהליך מורכב, יקר ולעתים מתיש, שדורש מיומנות, סבלנות וכיס עמוק. בפעם הבאה שתשמעו על מכרז ציבורי, זכרו – מאחורי כל עמוד במסמכי המכרז מסתתר סיפור של התמודדות, יצירתיות ואולי אפילו קצת קסם בירוקרטי.
נ.ב. והמחשבה המטרידה ביותר? כל הכסף הזה מגיע בסופו של דבר מהכיס שלנו, משלמי המיסים. אז בפעם הבאה שתרצו להתלונן על בזבוז כספי ציבור, זכרו – לפעמים הבזבוז מתחיל עוד לפני שהפרויקט בכלל יצא לדרך.
